Quanto custa fazer um inventário? Um guia abrangente para empresas

Para que as empresas gerenciem seus ativos e mantenham a conformidade, um inventário preciso é essencial. No entanto, o custo de fazer um inventário pode variar significativamente dependendo de vários fatores. Este artigo fornecerá uma visão abrangente dos custos envolvidos para ajudar as empresas a planejar e orçar adequadamente.

Fatores que afetam o custo do inventário

• Tamanho e complexidade do inventário: Inventários maiores e mais complexos, com vários itens e locais, exigirão mais tempo e recursos para serem contados.
• Metodologia de inventário: Existem diferentes metodologias de inventário, como contagem cíclica, inventário contínuo e inventário físico anual. Cada método tem seus próprios custos associados.
• Frequência do inventário: A frequência com que os inventários são realizados também afeta o custo. Inventários mais frequentes exigem mais mão de obra e recursos.
• Tecnologia utilizada: O uso de tecnologia, como sistemas de gerenciamento de estoque ou dispositivos de leitura de códigos de barras, pode reduzir os custos de mão de obra.
• Custo da mão de obra: O custo da mão de obra varia dependendo da região, setor e experiência dos funcionários envolvidos no inventário.

Estrutura de custos

O custo de fazer um inventário pode ser dividido em várias categorias:

• Custo da mão de obra: Inclui os salários e encargos sociais dos funcionários envolvidos na contagem e verificação dos itens do inventário.
• Custos materiais: Isso inclui etiquetas, formulários e quaisquer outros materiais necessários para o processo de inventário.
• Custos de tecnologia: Isso inclui o hardware e software necessários para gerenciar e processar os dados do inventário.
• Custos gerais: Isso inclui despesas administrativas e de supervisão incorridas durante o inventário.

Custos médios

Os custos médios para fazer um inventário variam amplamente, dependendo dos fatores mencionados acima. No entanto, de acordo com a Forbes, o custo médio por item de inventário é de aproximadamente US$ 1,50. Isso equivale a aproximadamente US$ 15.000 para um inventário de 10.000 itens.

Tabelas de custos

Estratégias eficazes para reduzir custos

Para reduzir os custos de inventário, as empresas podem implementar as seguintes estratégias:

• Use a tecnologia para automatizar o processo de inventário.
• Realize inventários cíclicos em vez de inventários físicos anuais.
• Otimize os níveis de estoque para evitar excesso de estoque.
• Treine os funcionários para garantir contagens precisas.
• Negociar custos mais baixos com fornecedores de materiais.

Erros comuns a serem evitados

Ao fazer um inventário, é importante evitar os seguintes erros comuns:

• Contar o inventário com muita ou pouca frequência.
• Usar uma metodologia de inventário inadequada.
• Não envolver os funcionários adequados.
• Não usar a tecnologia corretamente.
• Não planejar e preparar adequadamente.

Como abordar um inventário passo a passo

Para conduzir um inventário eficaz, as empresas devem seguir as seguintes etapas:

1. Planejar e preparar: Determine o escopo, a metodologia e o cronograma do inventário.
2. Treinar funcionários: Garanta que os funcionários envolvidos sejam treinados para executar contagens precisas.
3. Contar o inventário: Execute a contagem de acordo com a metodologia escolhida.
4. Verificar e ajustar: Verifique as contagens quanto a erros e faça os ajustes necessários.
5. Documentar e relatar: Documente os resultados do inventário e relate-os à gerência.

Possíveis desvantagens

Embora os inventários sejam essenciais, eles também podem ter algumas desvantagens:

• Podem ser demorados e dispendiosos.
• Podem interromper as operações comerciais.
• Os erros podem levar a problemas financeiros.

Prós e contras

Histórias interessantes e lições aprendidas

História 1:

Uma empresa fez um inventário físico anual e descobriu que estava faltando uma grande quantidade de produtos acabados. Após uma investigação, descobriu-se que o estoque havia sido roubado por um funcionário descontente. A empresa aprendeu a importância de realizar inventários regulares e implementar medidas de segurança para evitar roubos.

Lição: Realize inventários regulares e implemente medidas de segurança para proteger os ativos.

História 2:

Uma empresa usou a tecnologia de contagem de ciclos para gerenciar seu inventário. No entanto, eles negligenciaram treinar adequadamente os funcionários sobre como usar o sistema. Como resultado, as contagens de estoque eram imprecisas, levando a erros nas ordens e atendimento atrasado.

Lição: Treine adequadamente os funcionários sobre como usar a tecnologia para garantir dados precisos do inventário.

História 3:

Uma empresa fez um inventário com muita frequência, o que resultou em interrupções significativas nas operações comerciais. A empresa percebeu que inventários cíclicos menos frequentes seriam mais eficazes em gerenciar seus níveis de estoque sem impactar negativamente as operações.

Lição: Determine a frequência ideal de inventário para sua empresa, considerando o tamanho e a complexidade do inventário e o impacto nas operações comerciais.

Conclusão

O custo de fazer um inventário pode variar dependendo de vários fatores, mas é importante para as empresas planejarem e orçarem adequadamente. Ao implementar estratégias eficazes, evitar erros comuns e adotar uma abordagem passo a passo, as empresas podem conduzir inventários precisos e econômicos que apoiem o gerenciamento de ativos, a conformidade e a tomada de decisão. Lembre-se de que inventários regulares e precisos são essenciais para o sucesso do negócio.