Manual de Boas Práticas em NBR 14725: Guia Essencial para Gestão de Documentos

Introdução

A NBR 14725 é a norma brasileira estabelecida pela ABNT que orienta a gestão de documentos em organizações de todos os portes e setores. Cumprir seus requisitos garante a eficiência, segurança e confiabilidade no gerenciamento de informações, contribuindo para a tomada de decisões assertivas e a otimização de processos.

O Que é Gestão de Documentos?

Gestão de documentos é o conjunto de práticas e procedimentos que envolvem o controle, o armazenamento, a preservação e o descarte de documentos produzidos ou recebidos por uma organização. O objetivo é garantir a integridade, a autenticidade, a acessibilidade e a usabilidade dessas informações ao longo de seu ciclo de vida.

Importância da NBR 14725

A adoção da NBR 14725 traz inúmeros benefícios às organizações, incluindo:

• Conformidade legal: Alinhamento com as exigências jurídicas relacionadas à guarda e à preservação de documentos.
• Eficiência operacional: Otimização dos processos de criação, armazenamento e recuperação de documentos.
• Redução de custos: Eliminação de duplicidades, racionalização do armazenamento e redução do uso de papel.
• Proteção da informação: Garantia da confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações sensíveis.
• Apoio à tomada de decisão: Acesso rápido e confiável às informações necessárias para a tomada de decisões estratégicas.

Princípios da NBR 14725

A NBR 14725 baseia-se em seis princípios fundamentais:

1. Responsabilidade: Definição de atribuições e responsabilidades para a gestão de documentos.
2. Sistema: Estabelecimento de um sistema abrangente para controlar e acessar documentos.
3. Controle: Implementação de mecanismos para garantir a integridade, a autenticidade e a segurança dos documentos.
4. Acesso: Garantia de acesso rápido e fácil às informações por usuários autorizados.
5. Preservação: Adoção de medidas para preservar os documentos contra danos ou perdas.
6. Descarte: Estabelecimento de critérios e procedimentos para o descarte seguro e apropriado de documentos desnecessários.

Ciclo de Vida dos Documentos

A NBR 14725 define as seguintes etapas no ciclo de vida dos documentos:

• Criação: Produção ou recebimento de documentos.
• Guarda: Armazenamento e manutenção de documentos para uso futuro.
• Uso: Utilização de documentos para fins administrativos, operacionais ou legais.
• Descarte: Eliminação final de documentos desnecessários ou obsoletos.

Tipos de Documentos

A NBR 14725 classifica os documentos em quatro categorias principais:

• Documentação Administrativa: Registros de atividades administrativas, como memorandos, atas e correspondências.
• Documentação Operacional: Informações relacionadas à operação da organização, como manuais de procedimentos e relatórios de auditoria.
• Documentação Técnica: Especificações, desenhos e outros documentos que descrevem produtos ou processos.
• Documentação Legal: Contratos, acordos e outros documentos que têm valor jurídico.

Estratégias Efetivas de Gestão de Documentos

Para implementar com sucesso um sistema de gestão de documentos alinhado à NBR 14725, as organizações podem adotar as seguintes estratégias:

• Estabelecer uma política de gestão de documentos: Definir claramente as responsabilidades, os procedimentos e as diretrizes para a gestão de documentos.
• Desenvolver um inventário de documentos: Mapear todos os tipos de documentos e as informações neles contidas.
• Implantar um sistema de armazenamento eficiente: Organizar os documentos de maneira lógica e segura, garantindo fácil acesso e recuperação.
• Utilizar tecnologias de automação: Empregar softwares e ferramentas para automatizar tarefas de gestão de documentos, como classificação, indexação e recuperação.
• Treinar e conscientizar os funcionários: Educar os funcionários sobre a importância da gestão de documentos e suas responsabilidades.
• Conduzir auditorias regulares: Verificar periodicamente a conformidade com os requisitos da NBR 14725 e identificar áreas para melhoria.

Histórias Ilustrativas

História 1:

Uma empresa de médio porte sofreu um incêndio devastador, destruindo seus registros físicos. Sem um sistema de backup adequado, a empresa perdeu documentos valiosos, incluindo contratos com clientes e planos de negócios. A consequência foi um prejuízo financeiro significativo e a dificuldade de retomar as operações.

Lição: A importância de implementar medidas de preservação de documentos para garantir a continuidade dos negócios.

História 2:

Em uma instituição financeira, um funcionário excluiu acidentalmente um arquivo importante de um servidor. O arquivo continha informações confidenciais de clientes, colocando a instituição em risco de violações de dados.

Lição: A necessidade de salvaguardar documentos contra acesso não autorizado e erros humanos.

História 3:

Uma empresa de saúde foi multada por não conseguir recuperar prontuários médicos eletrônicos durante uma auditoria. O sistema de armazenamento da empresa era desorganizado e não atendia aos requisitos de acessibilidade e segurança.

Lição: A importância de projetar sistemas de gestão de documentos que atendam aos padrões regulamentares e garantam a disponibilidade das informações quando necessário.

Mistakes to Avoid

• Subestimar a importância da gestão de documentos: Negligenciar as práticas de gestão de documentos pode levar a consequências graves, como perda de dados, litígios e multas.
• Não envolver os funcionários: Ignorar o papel dos funcionários na gestão de documentos pode resultar em resistência e não conformidade.
• Não atualizar o sistema regularmente: Os sistemas de gestão de documentos precisam evoluir para atender às novas tecnologias e requisitos legais.
• Não conduzir auditorias: O monitoramento regular é essencial para garantir a conformidade e identificar áreas de melhoria.
• Ignorar os aspectos de preservação e descarte: A preservação e o descarte adequados dos documentos evitam riscos de segurança e otimizam o armazenamento.

Call to Action

A implementação da NBR 14725 é um investimento essencial para organizações que buscam gerenciar seus documentos de forma eficiente e eficaz. Ao adotar as práticas recomendadas, as organizações podem aprimorar sua governança corporativa, reduzir riscos e melhorar a tomada de decisões.

Não hesite em procurar orientação profissional de especialistas em gestão de documentos para navegar na complexidade da NBR 14725 e criar um sistema que atenda às suas necessidades específicas.

Tabelas

Tabela 1: Benefícios da Adoção da NBR 14725

Tabela 2: Princípios da NBR 14725

Tabela 3: Estratégias Efetivas de Gestão de Documentos