Siga Doc: O Guia Definitivo para a Gestão Eletrônica de Documentos

Introdução

O mundo corporativo está em constante evolução, e com ele, a necessidade de otimizar processos e aumentar a eficiência. A gestão eletrônica de documentos (GED) tem surgido como uma solução inovadora para enfrentar esses desafios, oferecendo uma série de vantagens para empresas de todos os portes.

O Que é Siga Doc?

Siga Doc é um software de GED desenvolvido pela Softplan, uma empresa líder no mercado de soluções de gestão empresarial. Ele permite que as organizações digitalizem, gerenciem e compartilhem documentos de forma segura e eficiente.

Importância da Gestão Eletrônica de Documentos

Cerca de 80% dos processos nas empresas envolvem documentos, o que representa uma grande carga administrativa e financeira. A GED oferece diversas vantagens para resolver esses problemas, entre elas:

• Redução de custos: Elimina despesas com impressão, arquivamento e armazenamento.
• Aumento da produtividade: Agiliza os processos de busca, recuperação e compartilhamento de documentos.
• Melhoria da segurança: Protege os documentos contra perda, roubo e acesso não autorizado.
• Conformidade legal: Garante o cumprimento das normas e regulamentações que exigem a guarda de documentos.

Benefícios do Siga Doc

O Siga Doc oferece uma gama completa de benefícios para as empresas, incluindo:

• Digitalização e indexação: Converte documentos físicos em formato digital e extrai informações relevantes para facilitar a busca.
• Armazenamento seguro: Armazena documentos em servidores seguros, protegendo-os contra acesso não autorizado.
• Controle de versões: Mantém um histórico de todas as alterações feitas nos documentos, garantindo a rastreabilidade e a integridade.
• Compartilhamento colaborativo: Permite que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente, promovendo a colaboração.
• Integração com outros sistemas: Integra-se facilmente com sistemas de ERP, CRM e e-mail, simplificando os fluxos de trabalho.

Como Implementar o Siga Doc

A implementação do Siga Doc envolve as seguintes etapas:

• Avaliação das necessidades: Identificação dos requisitos específicos da empresa, como tipos de documentos, volume de armazenamento e níveis de segurança necessários.
• Planejamento do projeto: Definição do escopo do projeto, cronograma de implementação e responsabilidades das equipes envolvidas.
• Digitalização e indexação: Conversão dos documentos físicos em formato digital e extração de informações relevantes.
• Configuração do sistema: Personalização do Siga Doc para atender às necessidades e fluxos de trabalho da empresa.
• Treinamento dos usuários: Fornecimento de treinamento para que os usuários aproveitem ao máximo o sistema.

Estratégias Eficazes de GED

Para obter os melhores resultados com a GED, as empresas podem implementar as seguintes estratégias:

• Defina políticas e procedimentos claros: Estabeleça regras sobre o gerenciamento de documentos, incluindo nomenclatura, armazenamento e compartilhamento.
• Promova a adoção do usuário: Reforce a importância da GED para os funcionários e forneça suporte contínuo.
• Integre com outros sistemas: Conecte o Siga Doc a sistemas de ERP, CRM e e-mail para automatizar os fluxos de trabalho.
• Monitore e avalie: Acompanhe o uso do Siga Doc e identifique áreas de melhoria para otimizar ainda mais os processos.

Dicas e Truques

Aqui estão algumas dicas e truques para tornar a GED com o Siga Doc ainda mais eficaz:

• Use metadados para categorizar e organizar documentos para facilitar a busca.
• Aproveite os recursos de automação para eliminar tarefas manuais e economizar tempo.
• Realize backups regulares para proteger seus documentos contra perda de dados.
• Revise e atualize regularmente as políticas e procedimentos de GED para garantir a conformidade e a eficiência.

Comparação de Pros e Contras

Conclusão

A gestão eletrônica de documentos com o Siga Doc é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência. Ao implementar o Siga Doc e seguir as estratégias e dicas apresentadas neste guia, as empresas podem colher os benefícios da GED e impulsionar seu sucesso nos negócios.