O Guia Definitivo da Siga Doc: Transformando a Gestão de Documentos

Introdução

A Siga Doc é uma plataforma de gestão de documentos eletrônica (GED) que revolucionou a forma como as empresas gerenciam seus arquivos. Com recursos avançados de digitalização, controle de acesso, pesquisa e recuperação, a Siga Doc ajuda as empresas a economizar tempo, espaço e dinheiro.

Capítulo 1: Por que a Gestão de Documentos Importa

• 80% das empresas gastam mais de 5% do faturamento com gestão de documentos.
• Os documentos físicos ocupam uma quantidade significativa de espaço físico, tornando difícil a localização e acesso.
• A perda ou extravio de documentos pode resultar em multas, processos judiciais e danos à reputação.

Capítulo 2: Benefícios da Siga Doc

• Digitalização de documentos: Converta documentos físicos em digitais, economizando espaço e facilitando a pesquisa.
• Controle de acesso: Defina permissões granulares para controlar quem pode acessar e modificar documentos.
• Pesquisa e recuperação eficientes: Encontre rapidamente documentos usando metadados, tags e pesquisa de texto completo.
• Workflow automatizado: Crie fluxos de trabalho personalizados para automatizar tarefas como aprovações e arquivamento.
• Integração com outros sistemas: Integre a Siga Doc com sistemas de ERP, CRM e e-mail para maior eficiência.

Capítulo 3: Comparando Vantagens e Desvantagens

Vantagens:

• Organização aprimorada: Mantenha os documentos organizados centralmente, facilitando o acesso e o compartilhamento.
• Segurança aprimorada: Proteja documentos contra acesso não autorizado e perda de dados.
• Redução de custos: Elimine custos de armazenamento, impressão e envio.
• Colaboração aprimorada: Compartilhe e colabore em documentos com facilidade.
• Conformidade aprimorada: Atenda aos requisitos legais e de conformidade armazenando e gerenciando documentos com segurança.

Desvantagens:

• Custo inicial: O investimento inicial na Siga Doc pode ser significativo.
• Necessidade de treinamento: Os usuários podem precisar de treinamento para utilizar os recursos da plataforma efetivamente.
• Dependência da tecnologia: A Siga Doc requer uma conexão estável com a internet para funcionar.

Capítulo 4: Guia Passo a Passo

1. Planeje seu projeto: Determine os objetivos do projeto e os recursos necessários.
2. Faça a varredura: Digitalize documentos físicos usando scanners compatíveis.
3. Classifique e indexe: Organize os documentos em pastas e aplique metadados para facilitar a pesquisa.
4. Configure permissões: Defina permissões de acesso para garantir a segurança e a confidencialidade.
5. Crie fluxos de trabalho: Automatize tarefas comuns para otimizar os processos.
6. Integre com outros sistemas: Conecte a Siga Doc a outros sistemas para maior eficiência.
7. Treine os usuários: Forneça treinamento adequado para garantir a adoção e o uso eficaz da plataforma.

Capítulo 5: Tabelas Úteis

Tabela 1: Custos de Gestão de Documentos

Tabela 2: Benefícios da Siga Doc

Tabela 3: Comparação de Sistemas GED

Capítulo 6: Perguntas Frequentes

1. Quanto custa a Siga Doc?
R: Os preços variam dependendo do plano e do número de usuários. Entre em contato com a Siga Doc para obter uma cotação personalizada.

2. A Siga Doc é segura?
R: Sim, a Siga Doc usa criptografia de nível militar para proteger dados e atende aos padrões de segurança mais rigorosos.

3. É difícil usar a Siga Doc?
R: A interface da Siga Doc é intuitiva e fácil de navegar. Também oferecemos suporte e treinamento para garantir uma adoção tranquila.

4. Posso integrar a Siga Doc a outros sistemas?
R: Sim, a Siga Doc se integra com uma ampla gama de sistemas, incluindo ERP, CRM e e-mail.

5. Quanto tempo leva para implementar a Siga Doc?
R: O tempo de implementação varia dependendo do tamanho e complexidade do projeto. No entanto, a maioria das empresas pode implementar a Siga Doc em algumas semanas.

6. A Siga Doc oferece suporte técnico?
R: Sim, a Siga Doc oferece suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que seus usuários tenham a ajuda necessária.

Conclusão

A Siga Doc é uma solução abrangente de gestão de documentos que pode transformar a forma como sua empresa gerencia arquivos. Com seus recursos avançados e benefícios comprovados, a Siga Doc ajuda as empresas a economizar tempo, espaço e dinheiro, além de aprimorar a organização, segurança e conformidade. Se você está procurando uma maneira eficiente e eficaz de gerenciar seus documentos, a Siga Doc é a escolha certa.