จัดการหัวท้ายก่อนล่าสุด: เทคนิคจัดการเวลาฉบับคนทำงานยุคใหม่
ในยุคที่เวลาคือสิ่งมีค่า การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับคนทำงานทุกคน เทคนิค "หัวท้ายไปก่อนล่าสุด" เป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตและลดความเครียดได้อย่างมาก
หัวใจหลักของเทคนิคนี้คือ:
-
หัว: เริ่มต้นวันด้วยการจัดการงานที่สำคัญที่สุดก่อน
-
ท้าย: ลงมือทำสิ่งที่ต้องใช้เวลานานที่สุดและต้องการความเข้มขันก่อน
-
ไปก่อน: จัดการงานที่ต้องทำก่อนคนอื่นเสมอ
-
ล่าสุด: ทิ้งสิ่งที่ไม่สำคัญที่สุดไว้ทำตอนท้าย
เหตุผลที่ควรใช้เทคนิคนี้
ผลการศึกษาโดย American Psychological Association พบว่าผู้ที่ใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดมีแนวโน้มที่จะ:
- สำเร็จลุล่วงงานได้มากขึ้น
- มีความเครียดน้อยลง
- มีความพึงพอใจในงานมากขึ้น
ประโยชน์ของเทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุด
การใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดมีประโยชน์มากมาย เช่น:
-
เพิ่มผลผลิต: เมื่อคุณจัดการงานที่สำคัญที่สุดก่อน คุณจะสามารถใช้พลังงานที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่และลดการเสียเวลาในงานที่ไม่สำคัญ
-
ลดความเครียด: การรู้ว่าคุณได้จัดการงานที่สำคัญที่สุดแล้วจะช่วยให้คุณรู้สึกผ่อนคลายและควบคุมได้มากขึ้น
-
เพิ่มความพึงพอใจในงาน: การสำเร็จลุล่วงงานจะทำให้คุณรู้สึกภาคภูมิใจและพึงพอใจในงานของคุณ
จุดเริ่มต้นในการใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุด
1. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ:
เริ่มต้นวันของคุณโดยสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องทำในวันนั้น
2. จัดลำดับความสำคัญของงาน:
ใช้หลักการ "สำคัญและเร่งด่วน" เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานในรายการของคุณ งานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วนควรได้รับการจัดการก่อน
3. แบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นส่วนย่อยๆ:
หากคุณมีงานใหญ่ที่ต้องใช้เวลานานในการทำ ให้แบ่งงานนั้นออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น
4. เริ่มต้นด้วยงานที่สำคัญที่สุด:
เมื่อคุณมีรายการงานที่จัดลำดับความสำคัญแล้ว ให้เริ่มต้นด้วยงานที่สำคัญที่สุดก่อน
5. ลงมือทำทีละงาน:
อย่าพยายามทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน แทนที่จะโฟกัสไปที่การทำให้งานแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์ทีละงาน
6. พักเป็นระยะๆ:
การพักเป็นระยะๆ จะช่วยให้คุณมีสมาธิและจดจ่ออยู่กับงานได้ดีขึ้น
ตารางการจัดการเวลาโดยใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุด
ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างวิธีใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดเพื่อจัดการเวลาในหนึ่งวัน:
| เวลา |
กิจกรรม |
| 9:00 - 10:00 น. |
หัว: จัดการงานที่สำคัญที่สุด (เช่น ตอบอีเมลสำคัญ, โทรศัพท์) |
| 10:00 - 12:00 น. |
ท้าย: ลงมือทำสิ่งที่ต้องใช้เวลานานที่สุดและต้องการความเข้มขัน (เช่น เขียนรายงาน, ทำวิจัย) |
| 12:00 - 13:00 น. |
พักกลางวัน |
| 13:00 - 15:00 น. |
ไปก่อน: จัดการงานที่ต้องทำก่อนคนอื่น (เช่น แก้ไขเอกสาร, ส่งอีเมลสำคัญ) |
| 15:00 - 16:00 น. |
ล่าสุด: ทิ้งสิ่งที่ไม่สำคัญที่สุดไว้ทำตอนท้าย (เช่น ตรวจสอบโซเชียลมีเดีย, จัดระเบียบโต๊ะทำงาน) |
| 16:00 - 17:00 น. |
เตรียมพร้อมสำหรับวันถัดไป (เช่น สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ, ตรวจสอบอีเมล) |
ความผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
ต่อไปนี้คือความผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุด:
-
หลีกเลี่ยงการเลื่อนงานสำคัญ: อย่าผัดวันประกันพรุ่งที่จะทำสิ่งที่สำคัญที่สุด
-
หลีกเลี่ยงการทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน: การมัลติทาสกิ้งจะทำให้คุณเสียสมาธิและลดผลผลิต
-
หลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไป: อย่าพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ให้ขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น
-
หลีกเลี่ยงการใช้เวลาว่างเกินไป: พักเป็นระยะๆ แต่ก็อย่าใช้เวลาว่างมากเกินไปจนเสียเวลาทำงาน
ตารางเปรียบเทียบเทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดกับเทคนิคการจัดการเวลาอื่นๆ
ตารางต่อไปนี้เปรียบเทียบเทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดกับเทคนิคการจัดการเวลาอื่นๆ ยอดนิยม:
| เทคนิค |
วิธีการ |
ข้อดี |
ข้อเสีย |
| หัวท้ายไปก่อนล่าสุด |
จัดการงานที่สำคัญที่สุดก่อน แล้วตามด้วยงานที่ต้องใช้เวลานานที่สุด, งานที่ต้องทำก่อนคนอื่น และงานที่ไม่สำคัญที่สุด |
เน้นความสำคัญและความเร่งด่วน |
อาจจำกัดความยืดหยุ่น |
| เทคนิค Pomodoro |
แบ่งงานออกเป็นช่วงเวลา 25 นาที พร้อมช่วงพัก 5 นาที |
ช่วยเพิ่มสมาธิ |
อาจหยุดชะงักได้ง่าย |
| เทคนิค Kanban |
ใช้บอร์ดเพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน |
ช่วยให้มองเห็นกระบวนการทำงาน |
อาจมีความซับซ้อน |
คำถามที่พบบ่อย
1. ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่างานใดสำคัญที่สุด
ใช้หลักการ "สำคัญและเร่งด่วน" เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน งานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วนควรได้รับการจัดการก่อน
2. ฉันจะจัดการงานใหญ่ๆ ที่ต้องใช้เวลานานที่สุดได้อย่างไร
แบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น จากนั้นจัดการงานย่อยๆ เหล่านั้นตามลำดับความสำคัญ
3. ฉันจะฝึกการมุ่งเน้นงานแต่ละงานได้อย่างไร
ใช้เทคนิค pomodoro หรือเทคนิคการทำสมาธิเพื่อฝึกการมุ่งเน้นงานแต่ละงานในช่วงเวลาสั้นๆ
4. ฉันควรพักเป็นระยะๆ อย่างไร
ทุกๆ 25 - 30 นาที ให้พักเป็นเวลา 5 - 10 นาทีเพื่อให้สมองได้พักผ่อนและรีเซ็ต
5. ฉันจะขอความช่วยเหลือได้อย่างไรเมื่อจำเป็น
อย่าลังเลที่จะขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน, หัวหน้า หรือครอบครัวของคุณเมื่อคุณรู้สึกว่ารับมือไม่ไหว
6. ฉันจะปรับใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดได้อย่างไรให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของฉัน
ปรับใช้เทคนิคนี้ตามความต้องการและตารางเวลาของคุณ คุณอาจต้องปรับเวลาหรือลำดับของงานให้เหมาะกับไลฟ์สไตล์ของคุณ
7. ฉันจะรักษาแรงจูงใจในการใช้เทคนิคนี้ได้อย่างไร
ติดตามความคืบหน้าของคุณและฉลองความสำเร็จของคุณเล็กๆ น้อยๆ เพื่อรักษาแรงจูงใจในการใช้เทคนิคนี้
8. ฉันจะรู้ได้ว่าฉันกำลังใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดได้ดีแค่ไหน
หากคุณสามารถสำเร็จลุล่วงงานได้มากขึ้น, มีความเครียดน้อยลง และมีความพึงพอใจในงานมากขึ้น นั่นหมายความว่าคุณกำลังใช้เทคนิคหัวท้ายไปก่อนล่าสุดได้ดี
