มารยาทอันดีงามในการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

ในการสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น มารยาทถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จและประสิทธิภาพของการสื่อสารอย่างมาก การปฏิบัติตามมารยาทอันดีงามในขณะที่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นช่วยสร้างความประทับใจที่ดี สร้างความไว้วางใจ และส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของมารยาทในการสื่อสาร

การสำรวจโดยมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดพบว่า 85% ของความสำเร็จในการทำงานมาจากทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคล ซึ่งรวมถึงมารยาทด้วย มารยาทที่ดีแสดงให้เห็นถึงความเคารพ ความเอาใจใส่ และความเป็นมืออาชีพ ซึ่งส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ในเชิงบวก ดังนี้

• สร้างความประทับใจที่ดี มารยาทที่ดีทำให้ผู้คนรู้สึกมีค่าและเคารพนับถือ ซึ่งนำไปสู่ความประทับใจที่ดีตั้งแต่แรกพบ
• สร้างความไว้วางใจ การปฏิบัติตามมารยาทแสดงให้เห็นความซื่อสัตย์ ความโปร่งใส และความน่าเชื่อถือ ซึ่งสร้างความไว้วางใจและความสบายใจระหว่างผู้สื่อสาร
• ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มารยาทที่ดีช่วยลดความเข้าใจผิดและความขัดแย้ง สร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและให้ความร่วมมือ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
• สร้างความสัมพันธ์ที่ดี มารยาทที่ดีช่วยสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกและยั่งยืน ทั้งในระดับส่วนบุคคลและระดับมืออาชีพ
• ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดี บุคคลและองค์กรที่มีมารยาทดีจะมีภาพลักษณ์ที่ดีและเป็นที่นับถือ

หลักการพื้นฐานของมารยาทในการสื่อสาร

มารยาทในการสื่อสารครอบคลุมหลากหลายหลักการ โดยหลักการพื้นฐานมีดังนี้

ความเคารพ

• ปฏิบัติต่อผู้อื่นอย่างเคารพแม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของพวกเขา
• ฟังอย่างตั้งใจ ใส่ใจกับสิ่งที่ผู้อื่นพูด และหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ
• ใช้คำพูดที่สุภาพและไม่ใช้ภาษาหยาบคายหรือหยาบคาย

มารยาททางกาย

• รักษาการติดต่อทางสายตาขณะพูดและฟัง
• นั่งหรือยืนในท่าทางที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงท่าทางที่ไม่เหมาะสม
• เคารพพื้นที่ส่วนตัวของผู้อื่น

การสื่อสารที่ชัดเจน

• ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ เพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวมและความเข้าใจผิด
• ตรวจสอบความเข้าใจเป็นระยะโดยถามคำถามหรือสรุปประเด็นสำคัญ
• หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคหรือคำย่อหากไม่จำเป็น

การฟังอย่างกระตือรือร้น

• ฟังอย่างตั้งใจและใส่ใจสิ่งที่ผู้อื่นพูด
• ถามคำถามเพื่อแสดงความสนใจและชี้แจงประเด็น
• หลีกเลี่ยงการคิดเกี่ยวกับการตอบคำถามของคุณเองขณะที่ผู้อื่นกำลังพูด

การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม

• ใช้โทรศัพท์มือถือและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ อย่างไม่สุภาพในระหว่างการสนทนา
• หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลหรือข้อความขณะอยู่ในการประชุมหรือปฏิสัมพันธ์ส่วนตัว
• ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับโอกาส เช่น การใช้การประชุมทางวิดีโอสำหรับการประชุมระยะไกล

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เพื่อรักษามารยาทอันดีงามในการสื่อสาร สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการ ได้แก่

• การขาดการติดต่อทางสายตา
• การขัดจังหวะ
• การใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม
• การไม่สนใจความคิดเห็นของผู้อื่น
• การใช้เทคโนโลยีอย่างไม่เหมาะสม
• การตอบสนองด้วยอารมณ์
• การพูดทีละมากๆ
• การไม่ฟังอย่างตั้งใจ

เปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของการใช้มารยาทอันดีงามในการสื่อสาร

ข้อดี

• สร้างความประทับใจที่ดี
• สร้างความไว้วางใจ
• ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
• สร้างความสัมพันธ์ที่ดี
• ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดี

ข้อด้อย

• อาจใช้เวลานานกว่าจะเรียนรู้และนำไปปฏิบัติ
• อาจดูแข็งทื่อหรือเป็นทางการในบางโอกาส
• อาจยากที่จะรักษาไว้ในสถานการณ์ที่ตึงเครียด

เรื่องราวที่ตลกขบขันและบทเรียนที่ได้เรียนรู้

เรื่องที่ 1:

พนักงานชายหนุ่มกำลังสัมภาษณ์งาน เขาพูดคุยอย่างสุภาพและกระตือรือร้น แต่เขาทำผิดพลาดครั้งใหญ่ เมื่อเขาถูกถามถึงทักษะการสื่อสาร เขาตอบว่า "ผมเป็นนักพูดที่ยอดเยี่ยม ผมสามารถพูดได้ทั้งวันโดยไม่ต้องหยุดหายใจ" ผู้สัมภาษณ์ไม่ประทับใจและบอกให้เขาออกไป

บทเรียนที่ได้เรียนรู้: แม้ว่าการพูดคล่องจะเป็นทักษะที่สำคัญ แต่ก็สำคัญเช่นกันที่จะรู้ว่าเมื่อไหร่ควรหยุดพูดและฟังสิ่งที่ผู้อื่นพูด

เรื่องที่ 2:

เจ้านายเพิ่งจ้างพนักงานใหม่และต้องการแนะนำให้รู้จักกับทีม เธอเริ่มแนะนำโดยกล่าวว่า "นี่คือพนักงานใหม่ของเรา จอห์น เขาเก่งมาก" ทันใดนั้น จอห์นก็ขัดจังหวะเธอและพูดว่า "ขอบคุณครับ แต่ผมชื่อเจมส์"

บทเรียนที่ได้เรียนรู้: การขัดจังหวะเป็นการขาดมารยาทและอาจสร้างความอับอายให้กับผู้อื่น สิ่งสำคัญคือต้องรอให้ผู้อื่นพูดจบก่อนที่จะแทรก

เรื่องที่ 3:

ในระหว่างการประชุม ลูกค้าบ่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของบริษัท ผู้จัดการฝ่ายขายตอบกลับด้วยน้ำเสียงเหนือกว่าและพูดว่า "ผลิตภัณฑ์ของเราสมบูรณ์แบบ ไม่มีอะไรผิดพลาด" ลูกค้ารู้สึกไม่พอใจและออกจากการประชุมโดยไม่ซื้ออะไรเลย

บทเรียนที่ได้เรียนรู้: การไม่ปฏิบัติตามมารยาทในการสื่อสารอาจนำไปสู่ผลลัพธ์เชิงลบ สิ่งสำคัญคือต้องรับฟังข้อกังวลของผู้อื่นอย่างสุภาพและหามาตรการแก้ไขอย่างสร้างสรรค์

ตารางที่ 1: แนวทางมารยาทในการสื่อสาร

ตารางที่ 2: วลีสุภาพในการใช้มารยาทในการสื่อสาร

ตารางที่ 3: ทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นเพื่อมารยาทในการสื่อสาร

|