ลุยเลย! เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ 80/20

การทำงานอย่างชาญฉลาด หมายถึงการทำงานให้ได้ผลลัพธ์มากที่สุด ด้วยความพยายามน้อยที่สุด ซึ่งหลักการ 80/20 หรือ หลักการพาเรโต คือแนวคิดที่ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์ มาจาก 20% ของความพยายาม และต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้หลักการนี้

คำว่า "ลุยเลย" เป็นการแสดงออกถึงจิตวิญญาณแห่งการลงมือทำและความกระตือรือร้น

1. ระบุกิจกรรมที่สำคัญที่สุด

เริ่มต้นด้วยการระบุงานที่สำคัญที่สุด 20% ของคุณ ซึ่งจะเป็นงานที่ให้ผลลัพธ์มากที่สุด จดงานเหล่านี้ลงในรายการและจัดลำดับความสำคัญ

2. มุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญที่สุดก่อน

เมื่อคุณกำหนดกิจกรรมที่สำคัญที่สุดแล้ว ให้ทุ่มเทเวลาและพลังงานส่วนใหญ่ของคุณไปที่กิจกรรมเหล่านั้นก่อน โดยหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนและมุ่งเน้นไปที่การทำให้เสร็จสิ้นให้ดีที่สุด

3. กำจัดกิจกรรมที่ไม่สำคัญ

หลังจากที่คุณระบุและมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญที่สุดแล้ว ให้กำจัดหรือมอบหมายงานที่ไม่สำคัญให้ออกไป ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเวลาและทรัพยากรมากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญ

4. ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์

เครื่องมือและเทคโนโลยีต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์จัดการงานและแอปพลิเคชันอัตโนมัติ สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก

5. จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณใหม่เป็นประจำ

เมื่อเวลาผ่านไป ความสำคัญของงานของคุณอาจเปลี่ยนแปลงไป ตรวจสอบรายการงานที่สำคัญของคุณเป็นประจำ และจัดลำดับความสำคัญใหม่ตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญที่สุดอยู่เสมอ

ตารางที่ 1: ตัวอย่างของกิจกรรมที่สำคัญและไม่สำคัญ

6. เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่"

การเรียนรู้ที่จะปฏิเสธอย่างสุภาพแต่หนักแน่นต่อคำขอที่ไม่สำคัญหรือสิ่งรบกวนอื่นๆ จะช่วยให้คุณปกป้องเวลาและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญได้

7. แบ่งงานใหญ่เป็นงานเล็กๆ

งานที่ดูใหญ่และน่ากลัวอาจทำให้คุณรู้สึกท้อแท้และหมดกำลังใจ แบ่งงานเหล่านั้นออกเป็นภารกิจที่เล็กลงและจัดการได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรู้สึกควบคุมได้มากขึ้นและเพิ่มแรงจูงใจ

8. กำหนดเวลาพักให้กับตัวเอง

การพักเป็นระยะๆ จะช่วยให้คุณกลับมาทำงานได้อย่างสดชื่นและมีสมาธิมากขึ้น กำหนดเวลาพักสั้นๆ ตลอดทั้งวัน และใช้เวลาเหล่านั้นเพื่อพักสมองและเติมพลัง

ตารางที่ 2: ประโยชน์ของการใช้หลักการ 80/20

| ประโยชน์ |
|---|---|
| เพิ่มผลผลิต |
| ลดเวลาทำงาน |
| ปรับปรุงคุณภาพงาน |
| ลดความเครียด |
| เพิ่มความพึงพอใจในงาน |

เคล็ดลับและกลเม็ด

• ใช้หลักการ Eisenhower Matrix เพื่อจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
• ใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อแบ่งเวลาทำงานและพักเป็นช่วงๆ
• ใช้การสร้างภาพและการยืนยัน เพื่อสร้างแรงจูงใจและทำให้คุณมีสมาธิ
• ขอคำติชมและคำแนะนำ จากผู้อื่นเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

เรื่องราวที่ให้แง่คิด

เรื่องที่ 1:
พนักงานขายที่ทำงานหนักจัดการปิดข้อตกลงได้มากมาย แต่กลับใช้เวลามากเกินไปในการประชุมที่ไม่จำเป็นและตอบอีเมลที่ไม่สำคัญ หลังจากใช้หลักการ 80/20 เขาตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นไปที่การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้ารายใหญ่ที่มีโอกาสทำกำไรมากที่สุด ผลลัพธ์คือยอดขายของเขาเพิ่มขึ้นอย่างมากในขณะที่เวลาทำงานลดลง

บทเรียน: มุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีผลลัพธ์สูง และลดเวลาในการทำงานที่ไม่จำเป็น

เรื่องที่ 2:
ผู้จัดการโครงการรู้สึกเหนื่อยล้าและไม่มีประสิทธิภาพหลังจากที่ได้รับมอบหมายให้จัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน หลังจากใช้หลักการ 80/20 เธอตัดสินใจที่จะมอบหมายโครงการที่สำคัญน้อยกว่าให้กับสมาชิกในทีม และมุ่งเน้นไปที่การนำโครงการที่ 중요ที่สุดให้สำเร็จ ผลลัพธ์คือโครงการสำคัญทั้งหมดของเธอเสร็จสิ้นตรงเวลาและภายในงบประมาณ

บทเรียน: จัดลำดับความสำคัญของงานและมอบหมายงานที่ไม่สำคัญให้ออกไป

เรื่องที่ 3:
นักเขียนอิสระทำงานหนักแต่ดูเหมือนจะไม่ได้รับการยอมรับเท่าที่ควร หลังจากใช้หลักการ 80/20 เขาตัดสินใจที่จะทำงานกับลูกค้าจำนวนน้อยลงแต่มีคุณภาพสูงที่สามารถให้การอ้างอิงที่แข็งแกร่งได้ ผลลัพธ์คือรายได้ของเขาเพิ่มขึ้นในขณะที่เวลาในการทำงานลดลง

บทเรียน: เลือกงานของคุณอย่างชาญฉลาด และเน้นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีคุณค่า

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

• พยายามที่จะทำให้สมบูรณ์แบบ: แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้ดีที่สุด ให้มุ่งเน้นไปที่การทำให้เสร็จ
• ประเมินงานที่สำคัญต่ำเกินไป: 20% ของกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของคุณควรให้ผลลัพธ์มากถึง 80%
• ไม่กำจัดกิจกรรมที่ไม่สำคัญ: การมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดหมายถึงการกำจัดหรืองดเว้นงานที่ไม่สำคัญ
• ใช้หลักการ 80/20 อย่างสุดโต่ง: การมุ่งเน้นไปที่ 20% ของกิจกรรมที่สำคัญที่สุดมากเกินไป อาจทำให้คุณละเลยงานอื่นๆ ที่จำเป็น
• ไม่ปรับเปลี่ยนหลักการ: หลักการ 80/20 เป็นแนวทาง ไม่ใช่กฎเกณฑ์ที่ตายตัว ปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการและสถานการณ์เฉพาะของคุณ

เรียกร้องให้ลงมือทำ

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยใช้หลักการ 80/20 ต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่ผลลัพธ์ที่ได้นั้นคุ้มค่าอย่างแน่นอน เริ่มต้นโดยการระบุงานที่สำคัญที่สุดของคุณ มุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้น และกำจัดงานที่ไม่สำคัญ ใช้เคล็ดลับและกลเม็ดที่ให้ไว้ในบทความนี้ เพื่อช่วยให้คุณเพิ่มผลผลิต ลดเวลาทำงาน และบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลุยเลย!